Vom Chaos zur Ruhe – Der Expertenleitfaden zur Prioritätensetzung

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Eine Reihe von Fähigkeiten, die in jeder Organisation von entscheidender Bedeutung sind, ist das Setzen, Ausrichten und Umsetzen von Prioritäten. Diese Fähigkeiten sind besonders wichtig in Zeiten, wie wir sie in jüngster Zeit erlebt haben, in denen das Management wirksame Wege finden muss, um sich nach den verheerenden Veränderungen, die durch die wirtschaftlichen Bedingungen verursacht wurden, „neu zu gruppieren“.

Besonders in Zeiten von Chaos oder Notstand scheinen die Menschen „die“ Antwort auf die Prioritätensetzung in Form eines Werkzeugs oder einer Methode zu wollen, die sie auf jede Situation anwenden können, mit der sie sich im Moment auseinandersetzen müssen. Das Setzen von Prioritäten ist jedoch weder etwas, das „im Moment“ am besten erledigt werden kann, noch eignet es sich für eine einzige oder optimale Methode. Es gibt zwar Instrumente, die zur Unterstützung eingesetzt werden können, aber Tatsache bleibt, dass das Setzen von Prioritäten erfordert, dass Sie einen Prozess entwickeln, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Zeit und Energie am effektivsten einzusetzen. Ein solcher Prozess kann im Voraus geplant und bei Bedarf verfolgt werden.

Um einen Einblick zu erhalten, wie man Prioritäten setzt, ausrichtet und umsetzt, habe ich eine Reihe von Interviews mit Personen geführt, die sich mit diesen Fähigkeiten auskennen, sowohl mit Ersthelfern (z.B. von Strafverfolgungsbehörden, der Feuerwehr, einer weltweiten Nothilfeorganisation) als auch mit Nicht-Ersthelfern (z.B. Experte für die Sanierung von Kleinunternehmen, professioneller Organisator, Kampfpilot, der zum Unternehmer wird). Wie ich erwartet hatte, ergaben sich aus den einzigartigen Erfahrungen und Perspektiven der Experten gemeinsame Themen. Darüber hinaus sprach sich keiner der Experten für eine bestimmte Methode oder ein bestimmtes Instrument aus; stattdessen beschrieben alle Prozesse, die für sie und ihre jeweiligen Organisationen effektiv funktioniert haben.

Hier sind sieben dieser Themen, die in den Prozess einfließen werden, mit dem Sie effektiv Prioritäten setzen, ausrichten und umsetzen.

1. Identifizieren und kommunizieren Sie eine klare Vision.

Das Thema Nummer eins ist ausnahmslos die Wichtigkeit, eine klare Vision zu haben und zu kommunizieren – d.h. die Menschen wissen zu lassen, warum sie tun, was sie tun. Was ist das von Ihnen gewünschte Ergebnis? Im Falle einer Brandevakuierung beispielsweise hat die Sicherheit der Öffentlichkeit und der Einsatzkräfte oberste Priorität. In ähnlicher Weise ist das Überleben das erwünschte Ergebnis eines Kampfpiloten.

2. Nehmen Sie an der Vorausplanung der Evakuierung teil.

Die Experten konnten die Bedeutung der Vorausplanung nicht genug betonen. Obwohl „Planung“ für die Experten je nach dem spezifischen Kontext, in dem sie tätig sind, eine unterschiedliche Bedeutung hat, ist das Konzept dasselbe. Das heißt, es muss eine Strategie geben, die entsprechend dem von Ihnen entwickelten Plan umgesetzt wird. Sie müssen die entsprechenden Grundlagen schaffen, was neben der Entwicklung von Kriterien und Vorgehensweisen oft auch den Aufbau von Bereitschaft und die Verbesserung von Fähigkeiten beinhaltet.

Planung ist besonders wichtig, wenn mehrere Organisationen beteiligt sind. Selbst in einer einzigen Organisation muss es eine Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen geben. Wenn man sich während des Planungsprozesses Zeit nimmt, um Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen oder zu minimieren, können die Menschen das Endergebnis klarer sehen, und das gibt ihnen sofortigen Auftrieb.

3. Bauen Sie Flexibilität in Ihre Pläne und Prozesse ein.

Nachdem die Experten die Bedeutung der Vorausplanung betont haben, sind sie sich einig, dass die Pläne Flexibilität zulassen. Wie eine Ersthelferin sagte, entwickelt ihre Dienststelle zwar Strategien für spezifische Notfälle in Form von Naturkatastrophen oder von Menschen verursachten Katastrophen auf der ganzen Welt, doch sind sie bei der Anpassung an jeden einzelnen Vorfall stark auf „situative Beweglichkeit“ angewiesen. Das heißt, die Experten wissen, dass trotz ihrer besten Bemühungen bei der Notfallplanung jede Situation unerwartete Elemente enthalten wird, die Entscheidungen vor Ort erfordern.

Ein weiterer Grund, warum Flexibilität wichtig ist, liegt darin, dass sich die Prioritäten im Laufe der Zeit wahrscheinlich ändern werden. Infolgedessen müssen Sie diese Unvermeidbarkeit erkennen und dafür planen. Wenn ein Prozess nicht effektiv funktioniert, müssen Sie in der Lage sein, seine Unzulänglichkeiten anzuerkennen und etwas anderes zu versuchen. Wenn sich die Prioritäten ändern, gehen Sie zurück zur Vision (Thema Nr. 1), um sie neu zu setzen.

4. Entwickeln Sie vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen.

Beziehungen sind entscheidend, sowohl innerhalb der Organisation als auch außerhalb. Besonders in Notsituationen schätzt eine Ersthelferin die Tatsache, dass, wenn sie eine andere Stelle um Unterstützung bittet, die Person am anderen Ende jemand ist, zu dem sie eine etablierte Beziehung hat. Die Zeit, die Sie in das Kennenlernen der Menschen investieren, mit denen Sie arbeiten und/oder die Sie leiten, zahlt sich enorm aus.

5. Von Führungskräften verlangen, dass sie das Beispiel geben, dem andere folgen sollen.

Führung ist der Schlüssel. Menschen schauen in Krisen- oder Chaoszeiten auf ihre Führungspersönlichkeiten und erwarten von ihnen, dass sie mit Mut und Überzeugung den Weg weisen. Führungspersönlichkeiten müssen sich darüber einig sein, wohin sie gehen und warum. In der Planungsphase obliegt es den Führungspersönlichkeiten, dafür zu sorgen, dass sie die richtigen Leute vor Ort haben, um organisatorische Prioritäten zu setzen, auszurichten und umzusetzen.

6. Stellen Sie das Engagement aller beteiligten Personen sicher.

Jede Person in der Organisation muss eingebunden und verpflichtet sein, die festgelegten Prioritäten zu erreichen. Lassen Sie so weit wie möglich alle an der Festlegung der Ziele und des Aktionsplans teilhaben. Wenn Sie das tun, ist die Umsetzung viel einfacher, weil die Prioritäten den Menschen „gehören“.

7. Kommunizieren Sie klar und häufig.

Die Kommunikation muss auf allen Ebenen der Organisation klar, häufig und durchdringend sein. Kontinuierliches Feedback ist obligatorisch. Jeder Einzelne muss sich über seine Rolle im Klaren sein. Eine gemeinsame Sprache oder ein gemeinsames Vokabular hilft sicherzustellen, dass kein Zweifel an der Bedeutung der vermittelten Informationen besteht. von Pat Lynch 

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