Sechs Mythen der effektiven Kommunikation

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Kommunikationsprozess oder effektive Kommunikation oder Kommunikationsfähigkeiten sind solche Themen, die gut erforscht wurden und viele Autoren haben Bände von Seiten gefüllt, um alle Feinheiten der Kommunikation zu erklären und der Welt zu erklären, wie man mit anderen oder einer Gruppe von Menschen kommunizieren kann und muss. Eine einfache Google-Suche nach „Effektive Kommunikation“ erzeugt 44 Millionen Seiten. Dennoch glaube ich, dass der gesamte Kommunikationsprozess von bestimmten Mythen und falschen Begriffen beherrscht wird. Mit diesem Beitrag wollen wir einige dieser Mythen aufgreifen und für Klarheit sorgen.

1) Sprache ist entscheidend für einen effektiven Kommunikationsprozess – In Indien sprechen wir mehr als 18 anerkannte Sprachen. Haben Sie sich jemals gefragt, wie ein Einheimischer aus Kaschmir mit seinen Mitbürgern aus dem südlichen Teil Indiens oder unsere Marathi Maanus (Einheimische aus Maharastra) mit anderen Landsleuten aus Ostindien kommunizieren? Sie benutzen keine gemeinsame Sprache, um miteinander zu kommunizieren oder um ihre Gedanken auszudrücken. Dennoch kommunizieren sie effektiv, wenn auch nicht effizient. Ihre Fähigkeit, eine bestimmte Sprache oder eine Liste von Sprachen zu lesen, zu schreiben und zu sprechen, macht nur 10 % des Kommunikationsprozesses aus. Die restlichen 90 % des Kommunikationsprozesses bestehen aus Ihrer Körpersprache, Ihrem Gesichtsausdruck, der Botschaft, dem Kontext, der Komplexität oder Einfachheit der Botschaft (Wörter, Terminologien und Jargons, die in der Botschaft verwendet werden), dem Zuhören, dem Wahrnehmen, dem Interpretieren und dem Geben von Feedback. Wie effizient oder ineffizient Sie während der 90% der Kommunikationsprozesse sind, macht den gesamten Kommunikationsprozess entweder effektiv oder ineffektiv.

2) Effektive Kommunikation bedeutet, dass Sie in der Lage sind, in englischer Sprache zu kommunizieren – Wissen Sie, wie die Premierminister der drei größten Volkswirtschaften der Welt (Chinas Präsident Hu Jintao, Japans Premierminister Yukio Hatoyama und der Präsident der USA Barack Obama) auf dem Weltforum miteinander kommunizieren? Herr Hu Jintao und Herr Yukio Hatoyama haben sehr begrenzte Kenntnisse der englischen Sprache und Herr Barack Obama ist nicht für seine Kenntnisse der chinesischen oder japanischen Sprache bekannt. Es ist eine Ironie für unsere Generation, „effektive Kommunikation“ und „Beherrschung der englischen Sprache“ als Synonym zu verwenden. Man kann sich nicht darauf berufen, dass Englisch eine weit verbreitete Sprache für die Kommunikation ist, denn das ist sie nicht. Chinesisch ist die am weitesten verbreitete [Sprache hinzufügen] für Kommunikationszwecke, gefolgt von Spanisch auf Platz zwei und Englisch auf Platz drei. Interessant ist auch, dass die Anzahl der Menschen, die Chinesisch zur Kommunikation verwenden, größer ist als die Anzahl der Menschen, die Spanisch und Englisch zusammen verwenden. Es gibt viele prominente Menschen, Staatsoberhäupter, Historiker und andere Berühmtheiten, die sehr effektiv und einflussreich in ihrer Muttersprache sind, sei es Französisch, Italienisch, Hindi, Arabisch oder eine andere Sprache, aber sie sind nicht gut in der englischen Sprache. Bedeutet das, dass sie keine effektiven Kommunikatoren sind oder dass sie Defizite in ihrer Kommunikation haben? Englisch ist nicht die einzige Sprache, die zur Kommunikation verwendet wird, sondern eine von vielen anderen Sprachen, die zu diesem Zweck verwendet werden.

3) Die Fähigkeit, gut zu schreiben und zu sprechen, qualifiziert Sie als exzellenten Kommunikator – Wenn Sie in einer beliebigen Sprache gut schreiben können, dann können Sie ein Schriftsteller werden, und wenn Sie in einer beliebigen Sprache gut sprechen, dann können Sie ein guter Sprecher oder Redner werden, aber das qualifiziert Sie nicht als exzellenten Kommunikator. Was werden Sie mit Ihrer Fähigkeit, fehlerfrei zu schreiben und fließend zu sprechen, anfangen, wenn alles, was Sie schreiben, ein Stück irrelevanter Unsinn ist und alles, was Sie sprechen, sinnloser Müll ist? Bei der Kommunikation geht es nicht nur um das Sprechen und Schreiben. Es geht darum, die Botschaft, den Kontext der Botschaft und den Zeitpunkt der Kommunikation zu verstehen.

4) Was Sie kommunizieren, ist nicht so wichtig wie die Art und Weise, wie Sie kommunizieren – Es gibt einen Unterschied zwischen einem Kommunikator und einem Sprecher, und der Hauptunterschied bezieht sich auf die Verantwortung für die Botschaft. Wenn Sie kommunizieren, wissen Sie, was Sie kommunizieren, Sie übernehmen die Verantwortung und sorgen bei Bedarf auch für Klarheit. Fachliche Kompetenz ist wichtig. Die Überprüfung Ihrer Fakten und Zahlen ist wichtig. Das Übernehmen der Verantwortung ist entscheidend. Wenn Sie ein Sprecher sind, geben Sie die von anderen vorbereitete Botschaft weiter und sind nicht in der Lage, Klarstellungen und Verbesserungen vorzunehmen.

5) Menschen, die zwei verschiedene Sprachen beherrschen, können nicht effizient kommunizieren – Sprache ist eine der Kommunikationsarten, aber glücklicherweise nicht die einzige. Während der Kommunikation sollten Ihre Botschaft, Ihre Körpersprache, Ihr Gesichtsausdruck und Ihr Selbstvertrauen übereinstimmen, damit es eine effektive Kommunikation wird. Kürzlich ging ich in ein Wäscherei-Geschäft, um die Kosten zu überprüfen. Ich kann mich in drei Sprachen verständigen, aber der Ladenbesitzer kannte keine dieser drei Sprachen. Dennoch kommunizierten wir, überprüften unsere Botschaft, gaben uns gegenseitig Feedback und bestätigten die Annahme der Botschaft. Kommunikation über Sprachen und Kulturen hinweg ist möglich, wenn wir unsere selbst konstruierten Hürden minimieren. Wenn ich mich entscheide, die Botschaft nicht zu verstehen oder zu akzeptieren, dann spielt es keine Rolle, welche Sprache oder welche Art der Kommunikation die andere Person verwendet, ich werde sie nie verstehen. Es hat viel mit der Bereitschaft und dem Wunsch der beiden am Kommunikationsprozess beteiligten Parteien zu tun.

6) „Keine Kommunikation“ ist gute Kommunikation – Sowohl in unserem Privatleben als auch im Berufsleben ignorieren oder beschneiden wir viele Kommunikationswünsche. Wir gehen davon aus, dass es gut ist, auf eine bestimmte Nachricht nicht zu antworten. Wir halten die Informationen zurück, die an Menschen weitergegeben werden sollen, die in der Hierarchie weiter oben oder unten stehen. „Keine Antwort“ oder „Keine Kommunikation“ oder „Kein Feedback“ wird nicht als gute Kommunikation angesehen, aber dies wiederum stranguliert und verkompliziert viele Arbeitsplätze sowie Familienbeziehungen, die eigentlich einen häufigen Austausch von Nachrichten für ihre Existenz benötigen.

Schlüsselelemente, die für eine effektive Kommunikation erforderlich sind

1) Wissen, was man kommuniziert – Zu wissen, was man kommuniziert, ist sehr wichtig. Während man kommuniziert, muss man seinen eigenen Gedankengang mit der Sensibilität der Person oder Gruppe, mit der man kommuniziert, in Einklang bringen. Kommunikation ist kein einmaliger Vorgang, sondern beinhaltet viele Hin- und Herbewegungen und Klärungsrunden sowie Rückmeldungen und daher ist Fachwissen entscheidend. Wenn Sie es versäumen, die erforderliche Klärung zu liefern, riskieren Sie, Ihre Glaubwürdigkeit als Kommunikator zu verlieren.

2) Kennen Sie die Größe und Zusammensetzung der Menschen, mit denen Sie kommunizieren – Es ist wichtig, die Zusammensetzung, die Größe der Gruppe (Einer-zu-Eins oder Einer-zu-Vielen oder Viele-zu-Eins) und den kulturellen Hintergrund Ihrer Zuhörerschaft zu kennen, und darauf basierend müssen Sie Ihren Kommunikationsstil entweder anpassen oder reduzieren. Wenn Sie Ihren Kommunikationsstil nicht an die Erfordernisse anpassen können, werden Sie entweder als inkompetent oder als Idiot angesehen.

3) Glaubwürdigkeit, Aufrichtigkeit und Vertrauenswürdigkeit – Halten Sie, was Sie versprechen? Sind Sie ein zuverlässiger und seriöser Kommunikator oder sind Sie ein Entertainer oder Publicitysucher? Wie ehrlich sind Sie in Ihrer Kommunikation? Sind Sie ein gewohnheitsmäßiger Lügner? Sind Sie autorisiert zu kommunizieren oder sind Sie die richtige Person, um über das Thema oder die Angelegenheit zu kommunizieren, über die Sie diskutieren oder debattieren? Was ist Ihr Hintergrund? All dies beeinflusst Ihren Kommunikationsprozess und Ihre Qualifikation als Kommunikator.

4) Zeitpunkt der Kommunikation – Eine Verzögerung in der Kommunikation oder die Kommunikation der falschen Botschaft zum richtigen Zeitpunkt ist so gut wie gar keine Kommunikation. Sie hätten zum Beispiel Ihre Beziehung retten können oder einen Ihrer High-Performer behalten können oder einen sehr talentierten Kandidaten an Bord holen können, aber Sie haben es verpasst, weil Sie Ihre Kommunikation falsch getimed haben. Es gibt für jede Kommunikation und für jedes Gespräch einen richtigen Zeitpunkt, aber leider ist der richtige Zeitpunkt nicht dann, wenn Sie ihn für richtig halten. So wie es in einem Witz zwischen einem Arzt und einem Patienten dargestellt wird.

Doktor: Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht, die ich Ihnen mitteilen möchte.
Doktor: Die gute Nachricht ist, dass wir das Leben Ihres Vaters um einen Tag verlängern konnten, und die schlechte Nachricht ist, dass ich gestern vergessen habe, Ihnen das mitzuteilen.
Ein guter Kommunikator weiß, wann der richtige Zeitpunkt zum Kommunizieren ist.

5) Präzise und einfach – Komplexität und Langatmigkeit des Kommunikationsprozesses tötet die Essenz und Effektivität der Botschaft. Die Botschaft muss einfach, direkt und präzise sein. An diesem Punkt erinnere ich mich an einen meiner Abteilungsleiter. Wenn er gebeten wird, Highlights oder eine Zusammenfassung eines Konzepts zu liefern, schickt er ein Dokument von 75-100 Seiten, von denen 99% des Textes und der Daten irrelevant sind.

6) Feedback – Feedback ist sehr wichtig, da es sicherstellt, dass die Nachricht so verstanden und angenommen wurde, wie sie sein sollte, und dass es keinen Verständniskonflikt zwischen dem Sender und dem Empfänger gibt.

Zu vermeidende Dinge

Es gibt ein paar Dinge, die man vermeiden muss, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.

1) Annahmen – Es gibt zwei weitere Punkte, die mit Annahmen zusammenhängen.
a) Die Kommunikation zwischen Sender(n) und Empfänger(n) sollte keinen Raum für Zweideutigkeiten haben. Die Nachricht muss klar und deutlich formuliert und von beiden Parteien verstanden werden und sollte nicht von irgendwelchen Annahmen abhängig gemacht werden. Jede solche Annahme kann für die Ausführung oder Weiterverfolgung der Nachricht fatal sein.
b) In einer Beziehung zwischen Chef und Untergebenen, zwischen Teammitgliedern, zwischen Arbeitgebern (oder Vertretern des Arbeitgebers) und zwischen zwei Personen, die sich emotional nahe stehen, führt falsche Kommunikation oder fehlende Kommunikation oder falsche Darstellung in der Kommunikation zu Annahmen und gibt Raum für Klatsch und Gerüchte, die wiederum die Beziehung, das Vertrauen und die Zuverlässigkeit stören.

2) Gemeinsame Sprache – In der Gruppenkommunikation ist es entscheidend, in einer Sprache zu kommunizieren, die von allen anderen in der Gruppe verstanden wird, um Interessenkonflikte zu vermeiden und um Fairness und Transparenz zu gewährleisten. Das Einrichten eines gemeinsamen Jargons mit einer oder zwei oder einer Reihe von Personen innerhalb einer Gruppe, die andere in gewisser Weise aus dem Kommunikationsprozess ausschließen und sie peinlich aussehen lassen, zeigt Sie nicht nur als unwürdig, respektlos, skandalös und verachtenswert, sondern stellt auch Ihre Glaubwürdigkeit, Ehrlichkeit und Kommunikationsfähigkeit in Frage. Ich wohnte bei einem Ehepaar und um mich aus ihren Diskussionen herauszuhalten, pflegten sie zu kommunizieren, nicht privat, sondern direkt vor mir, in einer Sprache, von der sie dachten, dass ich sie nicht verstehen oder beherrschen würde. Sie wussten nicht, dass ich nicht nur ein paar Worte in dieser Sprache aufschnappen konnte, sondern dass ihr Ton und ihre Körpersprache laut und deutlich genug waren, um die Botschaft weiterzugeben. In einer Gruppensituation müssen solche Dinge vermieden werden, da sie uns sonst in eine unangenehme und peinliche Situation bringen.

Fazit

Sagen Sie uns, was Sie uns sagen wollen, sagen Sie es uns, und dann sagen Sie uns, was Sie uns gesagt haben; das ist die Essenz des Kommunikationsprozesses. Gute Kommunikation erfordert Klarheit der Gedanken, Präzision der Sprache und Einfühlungsvermögen in Ihr Zielpublikum. Menschen werden Ihre Botschaft unterschiedlich interpretieren, je nach Bildungsstand, Vorerfahrung, Vertrautheit mit dem Thema, Sprachgewandtheit usw. Ein guter Kommunikator hat das Beste für sein Publikum im Sinn. Sie konzentrieren sich auf die Botschaft, nicht auf sich selbst.

Wir sprechen nicht ZU Menschen, wir sprechen MIT Menschen.

Wir freuen uns über Ihre Kommentare und Ihr Feedback, denn das war für uns sehr entscheidend. Fühlen Sie sich frei, uns für jede Klärung oder professionelle Unterstützung zu kontaktieren.

Haben Sie einen schönen Tag und passen Sie gut auf sich auf. Sanjeev Himachali 

Erst wenn wir verloren sind, beginnen wir, uns selbst zu verstehen. Henry David Thoreau

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