Kommunikation ist die Übermittlung einer Botschaft von einer Person zur anderen. Wirksame Kommunikation bedeutet, diese Botschaft klar, deutlich und wirksam zu übermitteln. Das Endergebnis ist eine klare Übereinstimmung zwischen der Person, die die Botschaft übermittelt, und der Person, die die Botschaft erhält.
Die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, ist ein wichtiges Instrument im Arsenal eines jeden Menschen. Unabhängig davon, ob Sie bei der Arbeit Menschen führen oder selbst einer Führungskraft unterstellt sind, benötigen Sie effektive Kommunikationsfähigkeiten, um erfolgreich zu sein. Die Fähigkeit, Ideen mitzuteilen und Veränderungen herbeizuführen, ist wahrscheinlich die wichtigste Qualifikation, die eine Führungskraft haben kann, um die ihr unterstellten Mitarbeiter zufrieden und motiviert zu halten.
Effektive Kommunikation in schwierigen Situationen
Wenn Sie in der Lage sind, Menschen zu führen, werden Sie irgendwann in Ihrer Karriere ein Gespräch mit einem Mitarbeiter führen müssen, das schwierig und unangenehm ist. Eine Führungskraft mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten wird in solchen Situationen in der Lage sein, die heikle Situation mit der geforderten taktvollen, aber festen Hand zu meistern.
Eine gute Möglichkeit, ein unangenehmes Gespräch zu beginnen, besteht beispielsweise darin, dem Mitarbeiter mitzuteilen, dass Sie konstruktive Kritik an seiner Leistung üben möchten. Tun Sie Ihr Bestes, damit er sich wohl fühlt, und sprechen Sie das Thema behutsam an. Ein schikanöser Ansatz wird den Mitarbeiter in die Defensive treiben und schnell zu Unmut führen.
Wenn sich die Kritik auf die persönlichen Eigenschaften des Mitarbeiters bezieht, sollten Sie ihn darauf hinweisen, dass Sie sich bei der Erörterung dieser sensiblen Themen ebenso unwohl fühlen wie er. Kommen Sie dann direkt auf den Punkt. Halten Sie das Feedback einfach und prägnant und den Ton positiv. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Ich wollte das mit Ihnen besprechen, weil ich Ihnen helfen möchte, mit diesem Problem umzugehen. Ich möchte, dass Sie im Unternehmen erfolgreich sind“. Ein Vorgesetzter, der über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügt, wird dem Mitarbeiter erklären, wie eine Änderung seines Verhaltens sowohl persönliche als auch berufliche Vorteile mit sich bringt.
Im obigen Beispiel hat die Führungskraft dem Mitarbeiter einen positiven Eindruck von der Notwendigkeit vermittelt, sein Verhalten zu ändern, und ihn darüber informiert, dass diese Änderungen zu einem positiven Ergebnis führen werden. Die Führungskraft kann das Gespräch damit abschließen, dass sie den Mitarbeiter ermutigt, einen Zeitplan für die Änderung seines Verhaltens aufzustellen, damit er sich motiviert fühlt, sein Verhalten zu ändern. Obwohl die Situation unangenehm ist, hat der Vorgesetzte eine klare Richtung vorgegeben, den Mitarbeiter zu Veränderungen ermutigt und ihm einen Zeitplan für die Umsetzung vorgegeben.
Wirksame Kommunikation und Steigerung der Mitarbeitermoral
Wirksame Kommunikationsfähigkeiten sind auch die Grundlage für die Steigerung der Mitarbeiterleistung. Sie müssen nicht unbedingt lange Kommunikationsfähigkeiten und -stile studieren, um die Kunst der Mitarbeitermotivation zu beherrschen. Etwas so Einfaches wie die Verwendung des Namens des Mitarbeiters, wenn Sie mit ihm sprechen, kann Wunder für sein Selbstwertgefühl bewirken und sein Gefühl der Wichtigkeit im Gesamtgefüge des Unternehmens steigern. Der Klang des Namens einer Person ist für jeden Menschen der schönste Klang. Verwenden Sie Namen, und zwar häufig.
Sie können auch eine effektive Kommunikation nutzen, um das Gefühl des Wertes eines Mitarbeiters im Unternehmen zu steigern. Es ist zum Beispiel einfacher, einen Mitarbeiter dazu zu bringen, das zu tun, was Sie wollen, wenn Sie seine Handlung mit einer Verbesserung oder einem Nutzen für das Unternehmen verbinden. Wenn Sie beispielsweise sagen: „Sie müssen diese Berichte jeden Morgen bis 10 Uhr fertig stellen und einreichen. Das ist Ihr Job, und dafür werden Sie bezahlt“, ist der völlig falsche Ansatz.
Eine motivierende Alternative könnte lauten: „Wenn ich die Berichte jeden Morgen um 10 Uhr auf meinem Schreibtisch habe, kann ich mir Ziele für den Rest der Woche setzen und die Ziele unseres Unternehmens schneller erreichen.“ Auf diese Weise wird dem Mitarbeiter das Gefühl vermittelt, dass seine Arbeit nicht nur eine unwichtige Aufgabe ist, sondern einen wichtigen Aspekt der Gesamtfunktion des Unternehmens darstellt. Es ist eine einfache Änderung des Tons und der Herangehensweise, aber sie kann Wunder bewirken, um die Psyche eines Mitarbeiters zu verbessern.
Es gibt noch weitere Möglichkeiten, die Leistung der Mitarbeiter durch effektive Kommunikation zu steigern. Sie können die Leistung eines Mitarbeiters nicht nur mit dem Wert für das Unternehmen in Verbindung bringen, sondern auch mit der Entwicklung seiner Fähigkeiten und seinen Aufstiegsmöglichkeiten.
Ein Vorgesetzter kann die Leistung eines Mitarbeiters auch mit seinem Einfluss auf andere Mitarbeiter im Unternehmen verknüpfen, allerdings sollte er diesen Ansatz mit besonderer Sorgfalt verfolgen. Sprechen Sie zum Beispiel darüber, wie die Leistung des Mitarbeiters die Leistung eines anderen Mitarbeiters verbessern kann und wie sich eine unzureichende Leistung des Mitarbeiters negativ auf die Leistung eines anderen Mitarbeiters auswirken kann.
Eine wirksame Kommunikation ist nicht möglich, wenn nicht auch das Zuhören im Mittelpunkt steht. Kommunikation ist eine zweiseitige Angelegenheit, und es kann keine effektive Kommunikation geben, wenn eine Person darauf besteht, zu reden, während die andere gezwungen ist, zuzuhören. Wenn Sie von einem Kollegen oder einem Mitarbeiter mit einem Problem angesprochen werden, nehmen Sie sich die Zeit, ihm aufmerksam zuzuhören, bevor Sie antworten.
Wenn Sie in diesem Moment keine Zeit haben, ihm zuzuhören, vereinbaren Sie einen anderen, günstigeren Termin, an dem Sie das Problem besprechen können. Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, durch das Gespräch zu hetzen und ihm nur teilweise zuzuhören, was er zu sagen hat. Dies führt nicht nur dazu, dass das Problem des Mitarbeiters nicht erkannt wird, sondern auch dazu, dass der Mitarbeiter das Gefühl bekommt, dass es keinen Sinn hat, mit seinen Problemen zu Ihnen zu kommen.
Es gibt zwar eine Reihe von Aspekten, die bei der Entwicklung wirksamer Kommunikationsfähigkeiten eine Rolle spielen, z. B. verbale Hinweise, nonverbale Gesten sowie Hand- und Körperbewegungen. Ebenso wichtig ist es, geduldig zuzuhören und mit Takt, Sanftheit und klaren Gedanken zu sprechen. Effektive Kommunikation ist eine Kombination all dieser Faktoren, die letztendlich zu einer reibungslosen zwischenmenschlichen Arbeitsbeziehung führen.
„Deine Arbeit wird einen großen Teil deines Lebens ausfüllen, und der einzige Weg, wirklich zufrieden zu sein, ist, das zu tun, was du für großartige Arbeit hältst. Und die einzige Möglichkeit, großartige Arbeit zu leisten, ist, das zu lieben, was man tut. Wenn Sie es noch nicht gefunden haben, suchen Sie weiter. Geben Sie sich nicht zufrieden. Wie bei allen Herzensangelegenheiten werden Sie es merken, wenn Sie es gefunden haben.“ – Steve Jobs
Ein Masterplan für den Erfolg – Niemand wird zum Erfolg geboren, man schafft ihn sich.