5 Wege zur Zeiteinteilung und Produktivitätssteigerung

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In meiner Arbeit mit Unternehmen und Führungskräften habe ich festgestellt, dass viele Unternehmer und Führungskräfte ihre Unfähigkeit, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern, auf Zeitmangel zurückführen. Ein effektives Zeitmanagement ist daher entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation, ganz gleich, ob es sich um eine Neugründung oder um ein wachsendes Unternehmen handelt.

Zeit ist bei allem, was wir tun, von entscheidender Bedeutung, und wenn wir verstehen, wie wir sie optimal nutzen können, wird sich dies praktisch auf die Ergebnisse auswirken, die wir erzielen.

Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, die 5 einfachen Strategien zu verstehen, die Sie in Ihrem täglichen Zeitmanagement anwenden können, zusätzlich zu dem, was Sie bereits als Wege zur Steigerung der Produktivität kennen. Jede einzelne dieser einfachen Techniken ist leicht zu befolgen, aber auch leicht zu unterlassen. Der Grund dafür, dass es leicht ist, sie nicht zu tun, liegt darin, dass sie einfach sind, und wenn Sie sie nicht tun, werden sie Sie nicht umbringen … zumindest nicht heute, wo wir alle wissen, dass es bequemer ist, sie nicht zu tun, als sie zu tun. Aber diese vermeintlich unbedeutende Fehleinschätzung, wenn sie sich im Laufe der Zeit summiert, ist das, was Unternehmen und Organisationen umbringt.

Im Folgenden finden Sie 5 einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihre Zeit so einteilen können, dass Sie die wichtigsten Ergebnisse erzielen, die Sie sich wünschen.

1. Vermeiden Sie E-Mails

Viele Führungskräfte sind sich einig, dass das Abrufen von E-Mails ihr Zeitfresser Nummer 1 ist. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, regelmäßig E-Mails zu checken, wird Ihr Fokus allmählich von den wichtigen Plänen Ihres Tages abgelenkt. Wenn diese Angewohnheit unkontrolliert fortgesetzt wird, zwingt sie das Opfer, weniger wichtige Aufgaben zu erledigen, die nicht zur Effizienz, Verbesserung und Produktivität des Unternehmens beitragen.

Obwohl ich ein Befürworter effektiver Kommunikation als starkes Mittel zum Wachstum eines Unternehmens bin, ist das ständige Offenhalten Ihres E-Mail-Clients der schnellste Weg, Ihre Produktivität zu vernichten, weil es Ihre Konzentration ablenkt und Sie zwingt, jede E-Mail, die Sie erhalten, sofort zu „bearbeiten“. Stattdessen können Sie einen dreistufigen Plan für die E-Mail-Überprüfung entwickeln: einen am Morgen, einen weiteren am Nachmittag und den dritten nach Feierabend oder vor dem Schlafengehen.

Bei der Arbeit mit Teams kann es sinnvoll sein, Feedback so spät wie möglich per E-Mail zu versenden. So unangenehm das auch klingen mag, es hilft Ihrem Team, die Fähigkeit zu entwickeln, Probleme selbst zu lösen, anstatt sich ständig an Sie zu wenden, um schnelle Lösungen zu finden. Und wenn sie wissen, dass Sie immer für sie da sind und schnell auf ihre Probleme reagieren, werden sie faul und denken selbstständig.

2. Beginnen Sie jede Woche mit Ihrem wichtigsten Ziel

Sich jede Woche auf ein wichtiges Ziel zu konzentrieren, ist eine der besten Zeitmanagementtechniken zur Steigerung der Produktivität. Entscheiden Sie sich für das große und wichtigste Ziel, das Sie jede Woche erreichen wollen, und entwickeln Sie einfache und realistische Maßnahmen, die Sie täglich ausführen können, um dieses Ziel zu erreichen. Wenn Sie sich die Disziplin aneignen, einfache Maßnahmen durchzuführen und sich Fristen für die tägliche Erledigung jeder Aufgabe setzen, können Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen schneller steigern.

Wenn Sie sich mit diszipliniertem Engagement und Entschlossenheit auf die Aufgaben konzentrieren, die für Sie höchste Priorität haben, werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit mehr in kürzerer Zeit schaffen, als wenn Sie sich auf zu viele Dinge auf einmal konzentrieren.

3. Finden Sie Ihr Produktivitätslimit und halten Sie es ein

Wenn es Ihnen wie manchen Menschen geht, gibt es eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden, ab der Ihre Produktivität nachlässt. Wenn dies auf Sie zutrifft, ist es ratsam, dass Sie Ihre Grenze finden und sich daran halten.

In meiner Zeit als Angestellter im Bankwesen hat mein Gruppenleiter die so genannte „Prime Time“ eingeführt. Er konnte den Teammitgliedern erlauben, ein paar Minuten zu plaudern, aber nicht innerhalb der „Prime Time“. Für ihn ist die „Prime Time“ (8.00 bis 12.00 Uhr) die Zeit, in der die Produktivität in seiner Abteilung am meisten gesteigert werden kann, und er konnte es sich nicht leisten, jemandem im Team zu erlauben, sie anders zu nutzen.

Als Angestellter eines anderen Unternehmens betrug die zulässige Höchstarbeitszeit 37,5 Stunden pro Woche (britische Regelung). Jetzt, als Unternehmer, ist es für Sie normal geworden, manchmal bis in die Nacht hinein zu arbeiten. Um effektiv und produktiv zu sein, sollten Sie die maximale Stundenzahl festlegen, innerhalb derer Sie Ihre produktive Qualität aufrechterhalten können, und diese nicht überschreiten.

Manche Menschen sind in der Lage, maximal 37,5 Stunden zu arbeiten und gute Ergebnisse zu erzielen, während andere bis zu 80 Stunden arbeiten können und dabei die gleichen Ergebnisse erzielen. Sie werden jedoch überrascht sein, wenn Sie feststellen, dass die Leistung der Person, die innerhalb von 37,5 Stunden die besten Ergebnisse erzielt hat, in dem Moment abfällt, in dem sie die 37,5-Stunden-Grenze überschreitet. Finden Sie also die Zeit, die für Sie am besten geeignet ist, und halten Sie sich daran, um Zeitverschwendung und Burn-out zu vermeiden.

4. Nehmen Sie nur an Sitzungen teil, wenn es notwendig ist

Die Teilnahme an zielgerichteten Besprechungen ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, die Zeit effektiv zu verwalten, ohne die Effizienz und die Produktivität zu beeinträchtigen. Wenn Sie überhaupt an einer Besprechung teilnehmen müssen, sollten Sie die Tagesordnung im Voraus prüfen und sich fragen: „Welchen Wert hat diese Besprechung für mein Unternehmen oder meine Organisation?“ Jede Besprechung ohne ein bestimmtes Ziel ist ein Zeitfresser und sollte vermieden werden.

Anstatt Ihre Zeit in unproduktiven Besprechungen zu vergeuden, sollten Sie überlegen, ob die Angelegenheit nicht auch per Telefon, Skype oder E-Mail besprochen werden kann, und einen bestimmten Zeitrahmen dafür einplanen. Wenn Sie persönlich, per Telefon oder Skype an einer Besprechung teilnehmen, sollten Sie immer eine Liste mit den zu besprechenden Themen bereithalten. Dies hilft Ihnen, sich nur auf den wichtigen Teil der Besprechung zu konzentrieren.

5. Lernen Sie „Nein“ zu sagen

Eine der effektiven Zeitmanagementtechniken, die oft vernachlässigt wird, ist das „Nein-Sagen“. Unternehmer, vor allem Existenzgründer, sagen schnell „ja“ zu jeder Anforderung an ihre Zeit. Sie wollen an jedem Geschäftsnetzwerk teilnehmen und jedem ihre Hilfe anbieten. Sie wollen jeden Dick treffen, während Harry hinten auf sie wartet, und sie denken, dass diese zu vielen Aktivitäten die beste Möglichkeit sind, die Produktivität zu steigern.

Um ein Gleichgewicht zu finden, sollten Unternehmer und Führungskräfte die Wichtigkeit der Anforderungen, die andere Menschen an sie stellen, einschätzen und höflich „Nein“ sagen, wenn sie nicht mit ihren Geschäfts- bzw. Unternehmenszielen übereinstimmen. Jede Anforderung an Ihre Zeit, die Sie nicht befähigt, d. h. zu mehr Produktivität und Effizienz führt, ist Zeitverschwendung.

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