25 einfache Tipps zur Produktivitätssteigerung bei der Arbeit

Lesezeit: 9 Minuten

Es scheint, als würden immer mehr Unternehmen das Motto „mit weniger mehr erreichen“ übernehmen.

Und was bedeutet das für Sie?

Sie müssen Fristen einhalten, tragen 18 verschiedene Hüte, beantworten eine Flut von E-Mails und Telefonanrufen… Sie wissen, worum es geht.

Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, Wege zu finden, wie Sie und Ihr Team die Produktivität bei der Arbeit steigern können. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu machen, suchen Sie sich ein paar Dinge aus, die Sie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung umsetzen können, und üben Sie sie mindestens 21 Tage lang (so lange dauert es normalerweise, bis eine neue Gewohnheit entsteht).

1. Listen Sie Ihre „entscheidenden Ergebnisse“ für den Tag auf
Entscheidende Ergebnisse sind eine Liste von Zielen, die unbedingt während des Tages erreicht werden müssen, um Ihre Projekte und Ziele voranzubringen. Erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie die 3 wichtigsten Ergebnisse für jeden Tag auflisten. Dies hilft Ihnen bei der Tagesplanung und stellt sicher, dass Sie sich jeden Tag auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

2. Nutzen Sie Tools, die Ihnen das Leben leichter machen und Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten
Es werden viele Technologien entwickelt, die Ihnen helfen, Ihr Leben zu organisieren, Ihre Zeit effektiv zu nutzen und Ihr Leben zu erleichtern. Hier sind ein paar Tools, die Sie ausprobieren können, um Ihre Produktivität bei der Arbeit zu steigern:

Boomerang ist eine App, die mit Google Mail zusammenarbeitet und Ihnen hilft, Ihren Posteingang zu kontrollieren. Das Hauptmerkmal dieses Tools ist die Möglichkeit, das genaue Datum und die Uhrzeit für den Versand einer E-Mail zu planen. Sie können eine E-Mail auch „boomerangen“, damit sie wieder ganz oben in Ihrem Posteingang erscheint, wenn Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach dem Senden einer Nachricht keine Antwort erhalten.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit Sie im Laufe Ihres Tages für wichtige und unwichtige Dinge aufwenden? RescueTime ist die Antwort. RescueTime läuft im Hintergrund Ihres Computers und Ihrer mobilen Geräte, um die Zeit zu erfassen, die Sie mit Anwendungen und Websites verbringen. Am Ende der Woche (oder in einem beliebigen Zeitrahmen) erhalten Sie einen detaillierten Bericht, in dem aufgeschlüsselt ist, wo Sie Ihre Zeit verbracht haben.

Evernote ist ein digitaler Notizblock. Er wird mit der Cloud synchronisiert, sodass Sie von Ihrem Computer oder Ihrer mobilen App aus auf Ihre Notizen zugreifen können. Sie können auch Bilder und Sprachnachrichten als Notizen speichern.

3. Priorisieren Sie Ihre wichtigsten Aufgaben zuerst
In Stephen Coveys Buch The Seven Habits of Highly Effective People (Die sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen) ist ein Kapitel dem Thema gewidmet, das er „first things first“ nennt. Es gibt eine großartige Analogie dieses Konzepts mit Steinen in einem Eimer.

4. Aufgaben in Stapeln erledigen
Tim Ferris, der Autor des internationalen Bestsellers The 4 Hour Work Week, ist ein hervorragender Kenner der Möglichkeiten, in allen Bereichen – von der Arbeit über das Kochen bis hin zum Bodybuilding – effizienter zu sein. Eine meiner Lieblingserkenntnisse aus seinem Buch ist, dass es viel effizienter ist, Aufgaben in Stapeln zu erledigen, anstatt sie in kleine Häppchen aufzuteilen.

Die Logik dahinter ist, dass man Zeit braucht, um in einen Rhythmus zu kommen, egal, woran man gerade arbeitet. Wenn Sie diesen Prozess ständig starten und stoppen, verschwenden Sie Zeit, um wieder in Ihren Rhythmus zu kommen oder aufzuholen, wo Sie aufgehört haben.

Wie können Sie dies in Ihrem täglichen Leben nutzen, um die Produktivität bei der Arbeit zu verbessern?

Anstatt Dateneingabe- und Berichtsaufgaben über die ganze Woche zu verteilen, setzen Sie sich einen Zeitblock, um alles auf einmal zu erledigen
Legen Sie Besprechungen mit Kollegen auf den Nachmittag
Beantworten Sie Sprachnachrichten in einem bestimmten Zeitabschnitt am Nachmittag.

5. Sport treiben
Bewegung ist nicht nur für den Körper wichtig, sondern auch für Ihr geistiges Wohlbefinden. Laut diesem Artikel von Brain HQ reduziert Sport nachweislich Stresshormone und erhöht gleichzeitig die Wachstumsfaktoren im Gehirn, die für neue neuronale Verbindungen notwendig sind.

Ich persönlich habe zwischen dem morgendlichen und dem abendlichen Training hin- und hergewechselt und stelle fest, dass es mir früher am Tag besser geht. Die Motivation, nach einem wirklich langen Tag ins Fitnessstudio zu gehen, ist schwer zu finden. Das Wichtigste ist jedoch, dass Sie konsequent trainieren.

6. Morgenbesprechungen mit Ihrem Team
Dieser Punkt stand schon auf der Liste der Wellness-Ideen für Büros, aber er ist auch hier wieder erwähnenswert. Setzen Sie sich jeden Morgen für etwa 15 Minuten mit Ihrem Team zusammen und besprechen Sie mit jedem Einzelnen die wichtigsten Ergebnisse für den Tag. Das hilft allen, sich auf die gleiche Seite zu stellen, und zeigt den Mitarbeitern, wo ihre Unterstützung benötigt wird.

7. Essen Sie den ganzen Tag über gesunde Lebensmittel, um Energieabstürze zu vermeiden und Ihr Gehirn mit ausreichend Energie zu versorgen
Die Nahrung, die wir zu uns nehmen, ist extrem wichtig dafür, wie produktiv wir bei der Arbeit sind. Stellen Sie sich vor, Sie essen einen Snickers-Riegel im Vergleich zu einem Obst- und Nussriegel – was glauben Sie, was Ihnen die nötige Energie gibt, um den Nachmittag gut zu überstehen? Junk Food wirkt sich nicht nur auf Ihr Gewicht aus. Es führt auch zu verminderter Produktivität und Energieabstürzen.

Bewahren Sie gesunde Snacks in Ihrem Büro auf, damit Sie für einen produktiven Tag gut gestärkt sind. Hier zeigt Ihnen Sean Kelly, CEO von SnackNation und HUMAN Healthy Markets, einige Möglichkeiten, wie Sie einen gesunden Snack in eine Mahlzeit verwandeln können:

8. Schalten Sie die Gadgets aus, wenn es darauf ankommt
Nichts lenkt mehr ab als E-Mails, Telefonanrufe, SMS und Apps. Waren Sie schon einmal in einem Flow-Zustand, in dem Sie sich voll und ganz auf die anstehende Aufgabe konzentrierten, als Ihr Telefon piepte oder summte und Sie ablenkte? Ich glaube, das haben wir alle schon erlebt. Beseitigen Sie die Ablenkungen, indem Sie Ihr Telefon stumm schalten, Chat-Anwendungen verlassen und den Posteingang schließen, bevor Sie mit einer wichtigen Aufgabe beginnen, bei der vollständige Konzentration erforderlich ist.

9. Legen Sie eine Agenda und ein Ziel für jede Sitzung fest
Sind Sie schon einmal aus einer geschäftlichen Besprechung herausgegangen und haben festgestellt, dass sie reine Zeitverschwendung war? Sie würden lügen, wenn Sie nein sagen würden. Die Personalberaterin Sharlyn Lauby von HR Bartender stimmt dem zu:

10. Arbeiten Sie aus der Ferne
Die Arbeit aus der Ferne kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern, indem Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Das Büro ist zwar eine Umgebung, die kollektive Energie und Ressourcen fördern kann, aber es kann auch unsere Produktivität behindern. Oft unterbrechen Menschen andere bei der Arbeit, weil sie glauben, ihr Problem oder ihre Frage sei dringend. In Wirklichkeit ist ihr Anliegen in der Regel nicht dringend und kann warten.

Diese Studie der Harvard Business Review ergab, dass Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, produktiver sind UND seltener ihren Job kündigen.

11. Entrümpeln und organisieren Sie Ihr Arbeitsumfeld
Es gibt viele Argumente dafür, dass Ordnung und weniger „Zeug“ die Nervosität verringern und damit die Produktivität steigern können. Weniger Unordnung hilft Ihnen, klarer zu denken und weniger Zeit mit der Suche nach einem verlegten Dokument zu verschwenden. Werfen Sie den Schmuck und die alten Papiere auf Ihrem Schreibtisch weg, um zu sehen, ob Sie dadurch weniger abgelenkt und produktiver werden.

12. Lieben Sie Ihren Job
Alexander Kjerulf vom Chief Happiness Officer Blog sagt, dass die Liebe zu Ihrem Job der Schlüssel zur Maximierung der Produktivität bei der Arbeit ist:

„Es hat sich herausgestellt, dass der beste Weg, um bei der Arbeit produktiver zu werden, darin besteht, einen Job zu haben, den man liebt. Kein Werkzeug, kein System, kein Prämiensystem und kein noch so großer Druck kann den Produktivitätsschub aufwiegen, den man allein dadurch erhält, dass man bei der Arbeit glücklich ist. Studien zeigen, dass Glück bei der Arbeit kein Luxus ist, sondern eine absolute Notwendigkeit, denn es macht uns produktiver, kreativer, engagierter UND erfolgreicher.“

13. Führen Sie die „2-Stunden-Lösung“ am Ende Ihrer Arbeitswoche durch

Die „2-Stunden-Lösung“ wurde von Roger Seip, dem Autor von Train Your Brain for Success, entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Methode, bei der Sie jede Woche 2 Stunden damit verbringen, die nächste Woche Ihres Lebens mental zu gestalten. Roger schwört auf diese Methode und behauptet, dass sein Leben gut läuft, wenn er sie anwendet. Nutzen Sie diese Zeit jede Woche, um sich wieder auf Ihre Ziele zu besinnen, zu bewerten, was funktioniert hat und was nicht, und Ihren Kalender für die kommende Woche zu planen.

Wie unterscheidet sich dies von der normalen Zeitplanung? Sie planen Ihre „grüne Zeit“ (die Arbeit, für die Sie bezahlt werden), die „rote Zeit“ (die Zeit, die Ihre grüne Zeit unterstützt), die „flexible Zeit“ (freie Zeit, um zu verhindern, dass Ungeplantes Ihre Pläne durchkreuzt) und die „Erholungszeit“ (die Zeit, in der Sie sich um sich selbst kümmern – d. h. Hobbys, Sport, Entspannung usw.).

14. Früh wach werden
Schauen Sie sich jeden Top-CEO, jede Führungskraft an, und Sie werden feststellen, dass sie alle eines gemeinsam haben – sie wachen früh auf. Wie kann das Aufstehen um 6 Uhr oder früher Sie bei der Arbeit produktiver machen?

Sie erhalten die Zeit, die Sie brauchen, um Ihren Tag richtig zu beginnen. Anstatt sich jeden Morgen gehetzt zu fühlen, haben Sie mehr Zeit, Dinge zu tun, für die Sie sonst zu abgelenkt wären. Sie können jeden Morgen lesen oder Sport treiben, bevor Sie in den Tag starten. Ich habe vor etwa einem Jahr damit begonnen, und es hat meine Produktivität dramatisch gesteigert.

Normalerweise bin ich etwa 2 Stunden nach dem Aufwachen am produktivsten. Jetzt lese ich etwas Inspirierendes oder surfe in der Morgendämmerung, bevor die meisten Leute überhaupt ihren Tag beginnen. Wenn ich dann bei der Arbeit ankomme, bin ich bereit, sofort loszulegen.

15. Mehr stehen
Jacob Shriar von Officevibe empfiehlt, den ganzen Tag über mehr zu stehen, um die Produktivität zu steigern:

„Es gibt eine Produktivitätsmethode namens Pomodoro-Technik – sie zwingt Sie dazu, alle 30 Minuten eine Pause einzulegen, so dass Sie diese Zeit nutzen können, um aufzustehen und herumzulaufen. Nehmen Sie auch Telefonate im Stehen an und führen Sie Meetings im Stehen durch.“

16. Lernen Sie, nein zu sagen
Im Laufe des Tages werden Sie unweigerlich von Leuten unterbrochen, die Sie um Hilfe bitten oder etwas von Ihnen wollen. Es ist so einfach, ja zu sagen und immer mehr Dinge zu übernehmen, aber das ist kontraproduktiv. Lernen Sie, öfter Nein zu sagen, damit Sie Ihre Zeit für Ihre wichtigsten Aktivitäten nutzen können.

17. Hören Sie auf, E-Mails zu checken
Die freiberufliche Schriftstellerin Kristi Hines erklärt, wie man dem schwarzen Loch des Posteingangs entkommen kann:

Wenn Ihre Kunden keine echten Notfälle haben, bei denen die Zeit drängt, gibt es keinen Grund, Ihre E-Mails mehr als ein paar Mal am Tag abzurufen. In The 4 Hour Work Week schlägt Tim Ferriss vor, E-Mails höchstens zweimal am Tag abzurufen (oder einmal, wenn Sie es sich erlauben können). Dieser Ansatz hilft Ihnen, bei Ihrer Arbeit am Ball zu bleiben, da er die Ablenkungen begrenzt. Außerdem bleiben Sie so effizient, wenn Sie Ihre E-Mails abrufen.

18. Konzentrieren Sie sich auf eine Sache zur gleichen Zeit
Sie haben zweifellos schon gehört, dass Multitasking der Produktivität bei der Arbeit abträglich ist. Zu viele Menschen tappen in die Falle, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, daher sei es hier wiederholt, um Ihre Produktivität zu steigern.

Multitasking senkt den IQ und verringert die Leistung, mit der Sie eine Aufgabe erledigen können. Würden Sie also lieber 3 Dinge mit mittelmäßigen Ergebnissen oder 1 Aufgabe mit hervorragenden Ergebnissen erledigen?

19. Finden Sie einfache Aufgaben, die Sie auslagern können, damit Sie sich auf Aktivitäten mit hoher Hebelwirkung konzentrieren können.
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie all die Arbeit, die auf Ihrem Teller liegt, bewältigen sollen? Ich wette, es gibt einige Aufgaben von geringem Wert, die Sie auslagern könnten. Dinge wie die Dateneingabe, das Formatieren von Dokumenten oder das Erledigen von Besorgungen fressen die kostbare Zeit, die Ihnen am Tag zur Verfügung steht.

Glücklicherweise gibt es einige großartige Online-Dienste, die Sie mit billigen Arbeitskräften verbinden, um lästige Aufgaben zu erledigen, damit Sie sich auf die wichtigsten Projekte konzentrieren können.

Schauen Sie sich Taskrabbit, oDesk, Fiverr und Elance an, um zu sehen, ob es etwas gibt, das Sie auslagern könnten.

20. Geben Sie sich weniger Zeit, als Sie glauben zu brauchen
Dies ist ein weiteres Goldstück aus Train Your Brain for Success. Egal, wie lange Sie glauben, dass Sie für ein Projekt oder eine Aufgabe brauchen werden, geben Sie sich weniger Zeit dafür. Sie werden feststellen, dass Sie sich besser auf die Aufgabe konzentrieren können, wenn Sie sich eine Frist setzen.

21. Fragen Sie sich immer wieder, ob das, woran Sie arbeiten, wichtig ist.
Es ist nicht schwer, beschäftigt zu bleiben. Die Schwierigkeit besteht darin, sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die für Sie die besten Ergebnisse bringen.

Ich empfehle Ihnen, dieses Zitat auszudrucken und irgendwo auf Ihrem Schreibtisch aufzuhängen: „Erfinde ich Dinge, die ich tun muss, um das Wichtige zu vermeiden?“ Ich habe festgestellt, dass es mir hilft, mich daran zu erinnern, dass ich nicht beschäftigt sein sollte, nur um mich produktiv zu fühlen.

22. Morgens lesen
Die meisten Menschen wachen nicht mit der nötigen Energie auf und fühlen sich inspiriert und aufgeregt, um den Tag in Angriff zu nehmen. Eine der besten Methoden, die ich gefunden habe, um mich auf die Produktivität bei der Arbeit einzustellen, besteht darin, 15-30 Minuten zu lesen, bevor ich meinen Tag beginne. Bücher über Wirtschaft, Psychologie, Verhaltensökonomie und persönliche Entwicklung sind die Themen, die meiner Meinung nach meine Kreativität und Inspiration für den Tag fördern.

23. Schütze die Zeit in deinem Zeitplan, um echte Arbeit zu erledigen
Wir alle haben diese Tage, die wie im Flug vergehen, weil wir von einem Meeting zum nächsten hetzen. Am Ende des Tages stellen wir dann fest, dass wir eigentlich gar keine Arbeit erledigt haben. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie jeden Tag so produktiv wie möglich sind?

Steve Boese, Moderator des beliebten HR Happy Hour Podcasts, hat diesen Rat für Sie:
„Ein sicherer Weg, um Ihre Arbeitsproduktivität zu steigern, besteht darin, genügend Zeit in Ihrem Terminkalender zu reservieren, d. h. Zeit, die nicht für Besprechungen, Telefonkonferenzen oder andere Aktivitäten genutzt wird, die dem Denken, Planen und Gestalten nicht förderlich sind. Viele von uns buchen an einem Tag eine Besprechung nach der anderen, und dann ist es plötzlich 18.00 Uhr und wir haben das Gefühl, nicht viel erreicht zu haben. Schützen Sie also Ihre Zeit, halten Sie Ihre produktivsten Zeiten möglichst frei von Besprechungen und überlegen Sie, ob Sie nicht einen Nachmittag oder sogar einen ganzen Tag als ‚besprechungsfreie‘ Zone einrichten sollten, in der Sie sich konzentrieren und ‚echte‘ Arbeit erledigen können.“

24. Erstellen Sie eine Identitätsaussage oder eine Liste von Affirmationen und lesen Sie sie jeden Morgen
Eine Identitätsaussage oder Affirmation ist eine Liste oder ein Absatz, der beschreibt, wer Sie als Individuum sind. Es ist eine Kombination aus Ihren Überzeugungen, Bestrebungen und Werten. Schreiben Sie Ihre Identitätsaussage als die ideale Version Ihrer selbst, d. h. all die Dinge, die Sie anstreben. Dazu gehören Dinge wie die Position, die Sie beruflich einnehmen möchten, die Persönlichkeitsmerkmale, die Sie sich wünschen, und die Träume, die Sie verwirklichen möchten.

Die Erstellung einer Identitätserklärung wird Ihnen helfen, bei der Arbeit produktiver zu sein, indem Sie sich die Eigenschaften vergegenwärtigen, die Sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Durch diese Visualisierung können Sie sich auf die Aktivitäten konzentrieren, die Ihnen helfen, den gewünschten Erfolg zu erzielen.

25. Den natürlichen Zyklus des Körpers nachbilden
Jamie Lawrence, Redakteur bei HRZone, empfiehlt, den natürlichen Zyklus des Körpers nachzubilden, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern:
„Die Nachahmung des natürlichen Zyklus des Körpers in Büroumgebungen ist ein grundlegender, aber oft vernachlässigter Bestandteil zur Verbesserung des Wohlbefindens. Ist die Beleuchtung also ein Vollspektrum? Lassen Sie Jalousien und Fenster offen, um für natürliches Licht und Luftzirkulation zu sorgen? Pflanzen sind eine weitere gut erforschte Möglichkeit zur Verbesserung der Luftqualität und der Stimmung – sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe.

„Wie du der Fremdbestimmung entkommst, OHNE dabei deine Sicherheit zu verlieren…“

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