Es scheint, als würden sich immer mehr Unternehmen das Motto „Mit weniger mehr erreichen“ zu eigen machen.
Was bedeutet das für Sie?
Sie müssen Deadlines einhalten, 18 verschiedene Hüte tragen, eine Flut von E-Mails und Telefonanrufen beantworten… Sie wissen, worum es geht.
Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, Wege zu finden, wie Sie und Ihr Team Ihre Arbeitsproduktivität steigern können. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu tun, wählen Sie einige Dinge aus, die Sie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung umsetzen können, und üben Sie sie mindestens 21 Tage lang (so lange dauert es normalerweise, bis sich eine neue Gewohnheit etabliert hat).
1. Schreiben Sie Ihre „entscheidenden Ergebnisse“ für den Tag auf.
Entscheidende Ergebnisse sind eine Liste von Zielen, die Sie an diesem Tag unbedingt erreichen müssen, um Ihre Projekte und Ziele voranzubringen. Erstellen Sie eine Tabelle mit den 3 wichtigsten Ergebnissen für jeden Tag. Dies hilft Ihnen bei der Planung des Tages und stellt sicher, dass Sie sich jeden Tag auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.
2. Nutzen Sie Werkzeuge, die Ihnen das Leben erleichtern und Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten.
Es werden viele Technologien entwickelt, die Ihnen helfen, Ihr Leben zu organisieren, Ihre Zeit effizient zu nutzen und Ihr Leben zu erleichtern. Hier sind einige Tools, die Sie ausprobieren können, um Ihre Produktivität bei der Arbeit zu steigern:
Boomerang ist eine Anwendung, die mit Google Mail zusammenarbeitet und Ihnen hilft, Ihren Posteingang zu kontrollieren. Das Hauptmerkmal dieses Tools ist die Möglichkeit, das genaue Datum und die Uhrzeit für den Versand einer E-Mail zu planen. Außerdem können Sie eine E-Mail „bouncen“, so dass sie wieder ganz oben in Ihrem Posteingang erscheint, wenn Sie innerhalb einer bestimmten Zeit keine Antwort erhalten haben.
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit Sie im Laufe eines Tages mit wichtigen und unwichtigen Dingen verbringen? RescueTime ist die Antwort. RescueTime läuft im Hintergrund auf Ihrem Computer und Ihren mobilen Geräten und erfasst die Zeit, die Sie mit Anwendungen und Websites verbringen. Am Ende der Woche (oder zu einem anderen beliebigen Zeitpunkt) erhalten Sie einen detaillierten Bericht darüber, wo Sie Ihre Zeit verbracht haben.
Evernote ist wie ein digitaler Notizblock. Es wird mit der Cloud synchronisiert, so dass Sie von Ihrem Computer oder Ihrer mobilen Anwendung aus auf Ihre Notizen zugreifen können. Sie können auch Bilder und Sprachnachrichten als Notizen speichern.
3) Priorisieren Sie Ihre wichtigsten Aufgaben zuerst
In Stephen Coveys Buch „The Seven Habits of Highly Effective People“ ist ein Kapitel dem Thema „First things first“ gewidmet. Es gibt eine schöne Analogie zu diesem Konzept: Steine in einem Eimer.
4. Aufgaben im Stapel erledigen
Tim Ferris, Autor des internationalen Bestsellers Die 4-Stunden-Woche, ist ein hervorragender Kenner der Möglichkeiten, in allen Bereichen effizienter zu werden – von der Arbeit über das Kochen bis hin zum Bodybuilding. Eine meiner Lieblingserkenntnisse aus seinem Buch ist, dass es viel effizienter ist, Aufgaben im Stapel zu erledigen, anstatt sie in kleine Häppchen zu zerlegen.
Die Logik dahinter ist, dass man Zeit braucht, um in einen Rhythmus zu kommen, egal woran man gerade arbeitet. Wenn Sie diesen Prozess ständig starten und stoppen, verschwenden Sie Zeit, um wieder in Ihren Rhythmus zu kommen oder um aufzuholen, wo Sie aufgehört haben.
Wie können Sie dies in Ihrem Alltag nutzen, um Ihre Arbeitsproduktivität zu steigern?
Statt Dateneingabe und Berichterstattung über die ganze Woche zu verteilen, legen Sie einen Zeitblock fest, in dem Sie alles auf einmal erledigen.
Besprechungen mit Kollegen auf den Nachmittag legen
Beantworten Sie Sprachnachrichten in einem bestimmten Zeitfenster am Nachmittag.
5. Treiben Sie Sport
Bewegung ist nicht nur wichtig für den Körper, sondern auch für das geistige Wohlbefinden. Laut diesem Artikel von Brain HQ reduziert Sport nachweislich Stresshormone und erhöht gleichzeitig die Wachstumsfaktoren im Gehirn, die für die Bildung neuer Nervenverbindungen notwendig sind.
Ich persönlich habe zwischen Morgen- und Abendtraining gewechselt und stelle fest, dass ich mich früher am Tag besser fühle. Es ist schwer, nach einem wirklich langen Tag noch die Motivation aufzubringen, ins Fitnessstudio zu gehen. Das Wichtigste ist, konsequent zu trainieren.
6. morgendliche Besprechungen mit dem Team.
Dieser Punkt wurde bereits in der Liste der Wellness-Ideen für das Büro erwähnt, ist aber auch hier noch einmal erwähnenswert. Setzen Sie sich jeden Morgen für etwa 15 Minuten mit Ihrem Team zusammen und besprechen Sie mit jedem die wichtigsten Ergebnisse des Tages. Das hilft, alle auf den gleichen Stand zu bringen, und zeigt den Mitarbeitern, wo ihre Unterstützung benötigt wird.
7. Essen Sie den ganzen Tag über gesundes Essen, um Energietiefs zu vermeiden und Ihr Gehirn mit ausreichend Energie zu versorgen.
Die Nahrung, die wir zu uns nehmen, hat einen großen Einfluss darauf, wie produktiv wir bei der Arbeit sind. Stellen Sie sich vor, Sie essen einen Snickers-Riegel im Vergleich zu einem Frucht- und Nussriegel – was gibt Ihnen wohl die nötige Energie, um den Nachmittag zu überstehen? Junk Food wirkt sich nicht nur auf das Gewicht aus. Es führt auch zu Leistungsabfall und Energiemangel.
Bewahren Sie gesunde Snacks in Ihrem Büro auf, damit Sie für einen produktiven Tag gestärkt sind. Hier zeigt Ihnen Sean Kelly, CEO von SnackNation und HUMAN Healthy Markets, wie Sie aus einem gesunden Snack eine Mahlzeit machen können:
8. Schalten Sie Gadgets aus, wenn es darauf ankommt.
Nichts lenkt mehr ab als E-Mails, Anrufe, SMS und Apps. Waren Sie schon einmal in einem Flow-Zustand, in dem Sie sich voll und ganz auf Ihre Aufgabe konzentriert haben, als Ihr Telefon piepte oder summte und Sie ablenkte? Ich denke, wir alle haben das schon erlebt. Beseitigen Sie diese Ablenkungen, indem Sie Ihr Telefon stumm schalten, Chat-Anwendungen beenden und Ihren Posteingang schließen, bevor Sie mit einer wichtigen Aufgabe beginnen, die Ihre volle Konzentration erfordert.
9. Legen Sie für jede Besprechung eine Agenda und ein Ziel fest.
Sind Sie schon einmal aus einem Geschäftstreffen gekommen und haben festgestellt, dass es reine Zeitverschwendung war? Sie würden lügen, wenn Sie das Gegenteil behaupten würden. Die Personalberaterin Sharlyn Lauby von HR Bartender kann dem nur zustimmen:
10. Arbeit aus der Ferne
Telearbeit kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern, indem Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen. Das Büro ist zwar eine Umgebung, die kollektive Energie und Ressourcen fördern kann, es kann aber auch unsere Produktivität behindern. Oft unterbrechen Menschen andere bei der Arbeit, weil sie glauben, ihr Problem oder ihre Frage sei dringend. In Wirklichkeit ist ihr Anliegen in der Regel nicht dringend und kann warten.
Laut einer Studie der Harvard Business Review sind Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, produktiver UND kündigen seltener.
11. Entrümpeln und organisieren Sie Ihre Arbeitsumgebung.
Es gibt viele Argumente dafür, dass Ordnung und weniger „Zeug“ die Nervosität verringern und damit die Produktivität steigern können. Weniger Unordnung hilft Ihnen, klarer zu denken und weniger Zeit mit der Suche nach einem verlegten Dokument zu verschwenden. Werfen Sie Schmuck und alte Papiere auf Ihrem Schreibtisch weg, um zu sehen, ob Sie dadurch weniger abgelenkt und produktiver werden.
12. lieben sie ihre arbeit
Alexander Kjerulf vom Chief Happiness Officer Blog sagt, dass die Liebe zur Arbeit der Schlüssel zur Maximierung der Produktivität am Arbeitsplatz ist:
„Es hat sich herausgestellt, dass der beste Weg zu mehr Produktivität am Arbeitsplatz darin besteht, einen Job zu haben, den man liebt. Kein Werkzeug, kein System, kein Bonussystem und kein noch so großer Druck können den Produktivitätsschub ausgleichen, den man allein dadurch erhält, dass man bei der Arbeit glücklich ist. Studien zeigen, dass Glück bei der Arbeit kein Luxus, sondern eine absolute Notwendigkeit ist, denn es macht uns produktiver, kreativer, engagierter UND erfolgreicher“.
13) Führen Sie die „2-Stunden-Lösung“ am Ende Ihrer Arbeitswoche durch.
Die „2-Stunden-Lösung“ wurde von Roger Seip, dem Autor von Train Your Brain for Success, entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Methode, bei der man jede Woche 2 Stunden damit verbringt, sich mental auf die nächste Woche vorzubereiten. Roger schwört auf diese Methode und sagt, dass sein Leben gut läuft, wenn er sie anwendet. Nutzen Sie diese Zeit jede Woche, um sich auf Ihre Ziele zu besinnen, um zu bewerten, was funktioniert hat und was nicht, und um Ihren Kalender für die kommende Woche zu planen.
Was ist der Unterschied zur normalen Zeitplanung? Sie planen Ihre „grüne Zeit“ (die Arbeit, für die Sie bezahlt werden), Ihre „rote Zeit“ (die Zeit, die Ihre „grüne Zeit“ unterstützt), Ihre „flexible Zeit“ (freie Zeit, damit nichts Unvorhergesehenes Ihre Pläne durchkreuzt) und Ihre „Erholungszeit“ (die Zeit, in der Sie sich um sich selbst kümmern – z. B. Hobbys, Sport, Entspannung usw.).
14. Früh aufstehen
Schauen Sie sich jeden Top-CEO, jede Top-Führungskraft an und Sie werden feststellen, dass sie alle eines gemeinsam haben – sie stehen früh auf. Wie kann das Aufstehen um 6 Uhr oder früher Sie bei der Arbeit produktiver machen?
Man hat die Zeit, die man braucht, um den Tag richtig zu beginnen. Anstatt sich jeden Morgen gehetzt zu fühlen, haben Sie mehr Zeit für Dinge, für die Sie sonst zu abgelenkt wären. Sie können jeden Morgen lesen oder Sport treiben, bevor Sie in den Tag starten. Ich habe vor etwa einem Jahr damit angefangen, und es hat meine Produktivität dramatisch gesteigert.
Normalerweise bin ich etwa zwei Stunden nach dem Aufwachen am produktivsten. Jetzt lese ich etwas Inspirierendes oder surfe im Morgengrauen, bevor die meisten Menschen ihren Tag beginnen. Wenn ich dann zur Arbeit komme, kann ich sofort loslegen.
15. mehr stehen
Jacob Shriar von Officevibe empfiehlt, den ganzen Tag über mehr zu stehen, um die Produktivität zu steigern:
„Es gibt eine Produktivitätsmethode namens Pomodoro-Technik – sie zwingt einen dazu, alle 30 Minuten eine Pause zu machen und diese Zeit zu nutzen, um aufzustehen und herumzulaufen. Nehmen Sie auch Telefonanrufe im Stehen entgegen und führen Sie Besprechungen im Stehen durch.
16. lernen, nein zu sagen
Im Laufe des Tages werden Sie unweigerlich von Menschen unterbrochen, die Sie um Hilfe bitten oder etwas von Ihnen wollen. Es ist so einfach, ja zu sagen und immer mehr zu tun, aber das ist kontraproduktiv. Lernen Sie, öfter nein zu sagen, damit Sie mehr Zeit für Ihre wichtigen Aufgaben haben. 17.
17. Hören Sie auf, Ihre E-Mails zu checken.
Die freiberufliche Autorin Kristi Hines erklärt, wie man dem schwarzen Loch des Posteingangs entkommt:
Wenn Ihre Kunden keine echten Notfälle haben, bei denen die Zeit drängt, gibt es keinen Grund, Ihre E-Mails mehr als ein paar Mal am Tag abzurufen. In The 4 Hour Work Week schlägt Tim Ferriss vor, E-Mails höchstens zweimal am Tag abzurufen (oder einmal, wenn Sie es sich leisten können). Dieser Ansatz hilft Ihnen, bei der Arbeit konzentriert zu bleiben, da er Ablenkungen einschränkt. Außerdem können Sie auf diese Weise effizienter arbeiten.
18. Konzentrieren Sie sich auf eine Sache zur gleichen Zeit.
Sie haben sicher schon davon gehört, dass Multitasking der Produktivität am Arbeitsplatz schadet. Zu viele Menschen verfallen in die Falle, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, deshalb hier noch einmal der Hinweis, wie Sie Ihre Produktivität steigern können.
Multitasking senkt den IQ und verringert die Fähigkeit, eine Aufgabe zu erledigen. Würden Sie also lieber 3 Dinge mit mittelmäßigem Ergebnis oder 1 Aufgabe mit hervorragendem Ergebnis erledigen?
19) Finden Sie einfache Aufgaben, die Sie auslagern können, damit Sie sich auf Aktivitäten mit hoher Hebelwirkung konzentrieren können.
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie all die Arbeit bewältigen sollen, die auf Sie zukommt? Ich wette, es gibt einige Aufgaben von geringem Wert, die Sie auslagern könnten. Dinge wie das Eingeben von Daten, das Formatieren von Dokumenten oder das Erledigen von Besorgungen fressen die kostbare Zeit auf, die Ihnen täglich zur Verfügung steht.
Glücklicherweise gibt es einige großartige Online-Dienste, die Sie mit billigen Arbeitskräften verbinden, um lästige Aufgaben zu erledigen, damit Sie sich auf die wichtigen Projekte konzentrieren können.
Werfen Sie einen Blick auf Taskrabbit, oDesk, Fiverr und Elance, um zu sehen, ob Sie etwas auslagern können.
20. Nehmen Sie sich weniger Zeit, als Sie denken.
Dies ist eine weitere goldene Regel aus Train Your Brain for Success. Egal, wie lange Sie glauben, für ein Projekt oder eine Aufgabe zu brauchen, geben Sie sich weniger Zeit. Sie werden feststellen, dass Sie sich besser auf die Aufgabe konzentrieren können, wenn Sie sich eine Deadline setzen.
21. Fragen Sie sich immer wieder, ob das, woran Sie arbeiten, wichtig ist.
Es ist nicht schwer, bei der Sache zu bleiben. Die Schwierigkeit besteht darin, sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die Ihnen die besten Ergebnisse bringen.
Ich empfehle Ihnen, dieses Zitat auszudrucken und irgendwo auf Ihrem Schreibtisch aufzuhängen: „Erfinde ich Dinge, die ich tun muss, um das zu vermeiden, was wichtig ist? Ich habe festgestellt, dass es mir hilft, mich daran zu erinnern, dass ich mich nicht nur beschäftigen sollte, um mich produktiv zu fühlen.
22. Lesen am Morgen
Die meisten Menschen wachen nicht mit der Energie auf, die sie brauchen, um inspiriert und aufgeregt in den Tag zu starten. Eine der besten Methoden, die ich gefunden habe, um mich auf einen produktiven Arbeitstag vorzubereiten, besteht darin, 15 bis 30 Minuten vor dem Start in den Tag zu lesen. Bücher über Wirtschaft, Psychologie, Verhaltensökonomie und Persönlichkeitsentwicklung sind die Themen, von denen ich glaube, dass sie meine Kreativität und Inspiration für den Tag fördern.
23. Schaffe dir Zeit in deinem Terminkalender, um echte Arbeit zu erledigen.
Wir alle haben Tage, die wie im Flug vergehen, weil wir von einer Besprechung zur nächsten hetzen. Am Ende des Tages stellen wir fest, dass wir eigentlich gar keine Arbeit erledigt haben. Wie kann man sicherstellen, dass man jeden Tag so produktiv wie möglich ist?
Steve Boese, Moderator des beliebten HR Happy Hour Podcasts, hat einen Tipp für Sie:
„Ein sicherer Weg, Ihre Arbeitsproduktivität zu steigern, besteht darin, genügend Zeit in Ihrem Terminkalender zu reservieren, d. h. Zeit, die nicht für Meetings, Telefonkonferenzen oder andere Aktivitäten verwendet wird, die das Denken, Planen und Gestalten nicht fördern. Viele von uns nehmen an einem Tag eine Besprechung nach der anderen wahr, und dann ist es plötzlich 18.00 Uhr und wir haben das Gefühl, nicht viel erreicht zu haben. Schützen Sie also Ihre Zeit, halten Sie Ihre produktivsten Zeiten möglichst frei von Besprechungen und überlegen Sie, ob Sie nicht einen Nachmittag oder sogar einen ganzen Tag als ‚besprechungsfreie‘ Zone einrichten können, in der Sie sich konzentrieren und ‚echte‘ Arbeit erledigen können“.
24. Erstellen Sie eine Identitätsaussage oder eine Liste von Affirmationen und lesen Sie sie jeden Morgen.
Eine Identitätsaussage oder Affirmation ist eine Liste oder ein Absatz, der beschreibt, wer Sie als Individuum sind. Es ist eine Kombination Ihrer Überzeugungen, Wünsche und Werte. Schreiben Sie Ihre Identitätsaussage als die ideale Version von sich selbst, d.h. all die Dinge, die Sie anstreben. Dazu gehören Dinge wie die Position, die Sie beruflich einnehmen möchten, die Charaktereigenschaften, die Sie haben möchten, und die Träume, die Sie verwirklichen möchten.
Die Erstellung einer Identitätserklärung wird Ihnen helfen, produktiver zu arbeiten, indem Sie sich bewusst machen, welche Eigenschaften Sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Durch diese Visualisierung können Sie sich auf die Aktivitäten konzentrieren, die Ihnen helfen, den gewünschten Erfolg zu erzielen.
25. den natürlichen zyklus des körpers nachahmen
Jamie Lawrence, Redakteur bei HRZone, empfiehlt, den natürlichen Zyklus des Körpers nachzuahmen, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern:
„Die Nachahmung des natürlichen Körperzyklus in Büroumgebungen ist ein grundlegendes, aber oft vernachlässigtes Element zur Verbesserung des Wohlbefindens. Also Vollspektrumlicht? Lassen Sie Jalousien und Fenster offen, um für natürliches Licht und Luftzirkulation zu sorgen? Pflanzen sind eine weitere gut erforschte Möglichkeit, die Luftqualität und die Stimmung zu verbessern – sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe.
„Alles Leben ist ein Experiment. Je mehr Experimente man macht, desto besser.“ – Ralph Waldo Emerson